管理展览项目需要掌握工作计划、项目团队、工作职责、业务流程和过程控制五个要素。


要素一 制定工作计划 展览项目的工作计划一般包括三个部分：项目组织工作计划、项目财务预算和项目业务安排。


项目组织的工作计划是战略性的，旨在反映公司管理层的决策意图和重要的管理要求。


项目财务预算是项目管理的经济基础，旨在明确业务目标和成本投入。


项目业务安排涉及三个主要业务环节：项目运营、营销和销售，旨在明确项目运营细节和团队成员的分工和职责。


对于经营成熟项目的展览公司，年度工作计划的重点是财务预算和业务工作安排。


在管理实践中，项目财务预算非常重要和不可或缺，必须在文本中看到。


这是因为项目开发的战略思路和管理措施为业务目标服务，预算编制和业务目标建立的整个过程也是明确战略思路和优化管理措施的讨论过程。


要素二 组建项目团队 展览项目团队由项目经理、营销经理和销售代表组成。


团队成员人数一般取决于项目规模。


在中国，管理良好的展览公司经营5-10万平方米的展览面积，项目团队一般只需要10人左右；2万平方米以下的展览面积，项目团队一般只需要2-5人。


然而，许多管理水平较低的展览公司（其中许多是由错误的概念引起的，并留下来进行特别讨论）往往会有很多用人。


多用人项目必然工作效率低，员工待遇稀释。


对于稳定的展览公司来说，项目团队成员的流动性很小，组建团队的工作也不常见。


但创新意识强的公司、管理组织发生重大变化的公司，如将战略合作伙伴引入合资企业，或新项目、新收购项目的公司，将根据业务管理的具体需要不时更新、调整或组建项目团队。


项目团队是展览生产力和竞争力的核心要素，是展览公司众多资源中最关键、最活跃的资源。


因此，建立和管理项目团队是展览公司管理的重大事件。


要素三 明确岗位职责 在展览项目团队中，必须明确每个人的工作职责，不仅履行自己的职责，而且促进相互合作。


明确岗位职责，旨在落实经营管理职责，即明确谁承担经营指标；防止团队成员因职责界限不明确而出现权责不平衡、闲暇不均、不和谐的负面情况；有利于公司规章制度和业务流程的实施。


要素四 规范业务流程 展览项目运营中的业务流程与项目团队成员的岗位职责相辅相成。


如果没有业务流程，岗位职责就会悬空，项目运营就不会统一规范，项目团队就很难形成一股力量。


项目团队运营展览的业务流程必须体现专业水平。


衡量操作是否专业，一是业务流程是否先进科学，二是业务流程是否完整严格。


在展会运营中，如果销售展位不在销售代表中分配客户资源，如邀请观众而不安排预算或没有具体的技术方法，这是展览公司业务流程不规范、不先进的具体表现。


如果项目团队不能一致执行良好的业务流程，则反映公司经理缺乏执行力。


规范业务流程是一项系统工程，包括流程设计与重建、运营建立、营销、展位销售业务模块、辅助工具（计算机软件）的使用和员工培训的不懈培训。


规范业务流程的过程是展览公司管理和服务标准化的过程。


要素五 掌握过程控制 展览项目从一个从开始到结束的系统过程。


项目管理是对其进行全过程、全面、全面的控制，以防止过程中可能出现的外部或内部问题，干扰业务目标的实现。


这种控制是在上述四个要素的基础上实施的。


对经理而言，展览项目的过程控制方法一般有三种： 一是根据岗位责任分解经营目标，让项目团队成员头上有指标，肩上有压力，在此基础上形成合力； 二是坚持制度化的调度管理，重点监督销售进度，邀请观众；同时，通过日常调度，与项目团队一起克服业务困难； 第三，当外部环境发生重大变化或内部危机时，及时有效地应对，防止项目遭受严重损失或业务目标失控。


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