离线活动组织比在线活动复杂得多。


有各种各样的材料准备，不同的人完成不同的链接。


有时活动现场的执行人数非常有限，他们必须做几个工作，完成许多任务，以确保活动的顺利交付。


这对个人质量有很高的要求，事实上，我们总是有遗漏。


这时，我们需要一套好的工具来帮助我们把脑子里的各种东西转移到纸上，然后我们来管理活动。


三张表：执行表、材料表、筹备表。


一、执行表 如何让每个人在活动当天有条不紊地完成工作？这取决于执行表。


执行表是活动当天发生的一切的过程表。


作为活动的准备者，我们应该提前在表格中写下我们脑海中的每一个环节，并安排每一个环节。


这张表需要当天所有的工作人员，每人一份。


这张表看起来有点复杂，但每一列信息对于完成一个活动至关重要。


1. 阶段 包括： 通知； 活动准备； 签到； 正式活动； 活动结束及散场； 如有额外的环节，可以增加，如拍照、交流、招聘转型等。


2. 时间 做活动经常会遇到一些时间会调整的环节，所以整个活动的时间会跟着调整，非常麻烦。


如何快速调整整个过程的时间表？此时，反映了三列时间表的美。


用三列来写时间，即开始时间、持续时间和结束时间。


「结束时间」用Excel完成中间公式，输入表格「=开始时间单元格位置 结束时间单元格位置」。


该功能也可用于在线文档(腾讯文档、石墨文档、飞书文档)。


如果是连续的活动过程，可以用公式写活动的开始时间「=上一个过程的结束时间」。


这样，在活动中修改任何链接的持续时间后，所有的开始时间和结束时间都会自动调整，非常方便。


3. 工作内容 在活动现场，有时有些职位没有人，有时每个人都聚在一起做一件事。


此时，工作内容的分工非常重要。


在这里，将每个模块中的工作内容分成一个单一的，然后列出一个清单。


每项工作都应由相应的职位负责，责任将非常明确。


4. 工作点位 在活动现场，通常有很多职位。


如果涉及到志愿者招聘或临时人员，他们可能不知道场地的功能。


因此，我们必须清楚地标记每项工作的工作点。


这里的工作点不仅包括线下场地，还包括线上虚拟点。


比如微信群要发通知，活动管理后台要发短信。


5. 岗位及负责人 为什么要把职位和责任人分开写？因为有时同一个人有多个职位。


或者在同一个环节，不同的责任人必须参与这项工作。


如何让大家快速配合一个活动？直接把大家的电话留在执行表中，可以帮助大家快速联系。


6. 工作细节 这里写着具体的操作流程和动作要求。


如何让别人清楚地理解我们的要求？也就是说，在写细节时，我们应该写具体数量，以免没有规定到位。


例如，当我们要求摄影师人拍照时，我们可以写得更具体「给在场的每位嘉宾拍一张视觉镜头的半身照，再拍一张全身照」。


7. 物料 每一个涉及材料的环节，我们都可以清楚地标记材料，以便随时检查。


8. 备注 这里可以标注一些备注信息，比如: 是否调整照明； 是否向客人递送物品； 桌椅位置是否需要调整； …… 二、物料表 一个活动要用的材料少说二三十个，多了几百个。


准备时如何规则有序？这个材料表一定要用好。


除了常规材料的名称、规格和数量外，我们还在这张表上添加了它「物料类型」「使用场景」「责任人」。


1. 为什么要将材料类型分为实体材料和电子材料？ 现在我们做活动，除了实体，有时还有很多与网上传播相关的图片，ppt等待电子材料。


这些也需要提前计划。


2. 为什么不合并同类项呢？ 在制作表格时，我们经常将相同的内容合并成表格。


这样看起来很方便，但很难改变和排序。


若每列分开，则可根据不同需要进行筛选和排序。


三、筹备表 前期准备工作，往往有很多事情要做，要准备，如何保证大家的进步，就可以用准备表了。


准备表包括：任务、优先级、状态、责任人、截止日期。


在共享文档中，每个人都可以在完成任务后改变自己的状态。


有了这三张表，正常活动的流程准备和实施就可以轻松完成。


帮助您在线下活动中更好地传达品牌价值，让用户成为您真正的朋友。


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